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所謂辦公，就是文件的制作、修改、傳遞、簽訂、保存、銷毀、存檔等一系列過程。多年以來，人們對以紙質(zhì)文件為中心的傳統(tǒng)辦公方式習(xí)以為常。但是，世界進(jìn)入信息時代之后，這種傳統(tǒng)的人工管理方式的弊病日顯突出。比如，時效性差、容易出錯，并難以應(yīng)對信息社會的巨大挑戰(zhàn)。因此，建立集約型、高效性工作方式不僅成了信息時代的要求，也是實(shí)現(xiàn)我國建設(shè)和諧社會宏偉目標(biāo)重要途徑。

傳統(tǒng)辦公方式的特點(diǎn)決定了部門內(nèi)部及各部門之間彼此孤立。通常是某一部門獨(dú)立運(yùn)作一段時間后，將其工作結(jié)果移交下一部門作為其工作的依據(jù)。一旦該部門的工作出現(xiàn)錯誤，其下一部門就無法正常工作。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的直接原因主要是員工之間、部門之間缺乏交流、文件在不同部門都有所囤積。另外，傳統(tǒng)辦公方式含有大量重復(fù)性勞動行為，這種程序性行為的發(fā)生也是造成文件批量出錯的原因。

為避免上述問題，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為高效辦公、無紙化辦公提供了良好的環(huán)境。

一、互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展及網(wǎng)絡(luò)辦公方式的出現(xiàn)

長期以來，萬維網(wǎng)為用戶提供的是一種靜態(tài)的、基于簡單傳輸協(xié)議的實(shí)現(xiàn)方式。對于網(wǎng)絡(luò)用戶的期待而言，不具備交互能力的網(wǎng)頁并無太大意義，也不可能對人類工作方式產(chǎn)生顯著影響。直至ASP技術(shù)的出現(xiàn)，Internet才真正綻放活力。ASP技術(shù)的簡單易用，使得其被網(wǎng)站編程開發(fā)人員中立即接受并迅速推廣。網(wǎng)絡(luò)呈現(xiàn)出動態(tài)性、智能性、友好性、交互性、個性等新特性。正因?yàn)檫@些變化，人們開始思考將網(wǎng)絡(luò)用于辦公領(lǐng)域，從而出現(xiàn)了OA(OfficeAutomation，辦公自動化)這一全新概念。

二、網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的特點(diǎn)

以網(wǎng)絡(luò)通訊為基礎(chǔ)，通過先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺可以建設(shè)安全、可靠、開放、高效的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。該系統(tǒng)為部門提供日常辦公支持及綜合信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化和事務(wù)處理自動化；實(shí)現(xiàn)各部門日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化；增強(qiáng)文書檔案、人事檔案、科技檔案、財務(wù)檔案的可管理性；實(shí)現(xiàn)信息的在線查詢、借閱。

這種方式以電子文件為中心，使得電子化文件不在任何部門囤積，促使辦公方式朝著“無紙化”方向轉(zhuǎn)變。通過網(wǎng)絡(luò)，文件既可以在不同部門間流動，也可以同時被多個部門處理。甚至可以實(shí)現(xiàn)在某一部門的監(jiān)督指導(dǎo)下，由另一部門處理文件的特殊工作方式。

網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)增強(qiáng)了各部門收發(fā)信息的時效能力。通過該系統(tǒng)，部門可以在第一時間內(nèi)將通知傳達(dá)到指定接收對象，該部門也能夠及時得到接受者的反饋信息。任何時候出現(xiàn)問題或差錯，相關(guān)人員都可利用該系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)會議并及時解決。

網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了用戶對電子文件的處理，如閱讀文件、文件轉(zhuǎn)移、刪除文件等；用戶可以方便、快捷地檢索所需要的文件；用戶也可以及時了解到部門工作安排、當(dāng)前工作任務(wù)及要求、目前工作進(jìn)度、注意事項(xiàng)等公共信息；用戶可以及時與領(lǐng)導(dǎo)或其他部門溝通，解決難題或突發(fā)事件；部門主管為不同用戶設(shè)置不同權(quán)限，用戶在自己的權(quán)限內(nèi)完成本職工作，很好地避免了責(zé)任糾紛。

網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)注意以下五個方面：

1.可以實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)部文件的上載，依據(jù)權(quán)限由指定用戶編輯、管理。

2.用戶可以制定任意時段的工作計劃，并可對以往計劃進(jìn)行查閱。

3.不同的用戶擁有不同的權(quán)限。

4.部門員工之間通過BBS、網(wǎng)絡(luò)會議等系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)作。

5.管理員實(shí)時備份各類文件。

三、實(shí)現(xiàn)技術(shù)的選擇

就現(xiàn)在開發(fā)OA的技術(shù)來說，主要分為三大類：基于C/S結(jié)構(gòu)的應(yīng)用程序開發(fā)；結(jié)合C/S結(jié)構(gòu)和Web技術(shù)的復(fù)合應(yīng)用程序；基于B/S結(jié)構(gòu)的動態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)。通過B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)與OA的開發(fā)理念相結(jié)合完全滿足了網(wǎng)絡(luò)辦公和移動辦公的需求，也是現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的首選技術(shù)。實(shí)現(xiàn)B/S結(jié)構(gòu)的具體技術(shù)又包括JSP+J2EE、ASP+IIS、+Framework、PHP+Apache等。

建設(shè)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的關(guān)鍵就是要依據(jù)不同部門的特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計實(shí)施。不同部門的工作特點(diǎn)不同，因此要求的功能也不相同。制作一個囊括所有部門所有功能和要求的大系統(tǒng)對于日后部門調(diào)整和結(jié)構(gòu)改組等變革顯然是不利的。我們所希望的是能夠量體裁衣地訂制屬于各部門的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，即子系統(tǒng)。為子系統(tǒng)之間提供信息通道，使其構(gòu)成層級模式。由主服務(wù)器負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作，使其彼此交通進(jìn)而成為具有完全功能的總網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。

由于ASP(ActiveServerPages)是一種未經(jīng)編譯的開放的實(shí)現(xiàn)技術(shù)。尤其將其結(jié)合VBScript腳本語言，其易學(xué)易用的程度已經(jīng)使非IT行業(yè)的工作人員通過一定階段的培訓(xùn)也可以掌握并很好的從事網(wǎng)站開發(fā)工作。所以，對員工進(jìn)行相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)并選擇用ASP+IIS+VBScript方式實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，就為日后對系統(tǒng)功能維護(hù)及小規(guī)模

更新提供了便捷的途徑。已經(jīng)被證明：由用戶自己參與設(shè)計的工具將大大發(fā)揮作用。

四、應(yīng)用舉例

哈爾濱師范大學(xué)現(xiàn)已向網(wǎng)絡(luò)辦公邁出步伐。哈師大采用ASP、FrontPage2000、SQLServer2000為開發(fā)平臺。使用Windows2000AdvanceServer結(jié)合Frontpage2000以及SQLServer2000作為工作環(huán)境，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)辦公方式向“無紙化”、“自動化”的網(wǎng)絡(luò)辦公方式的轉(zhuǎn)變。

哈爾濱師范大學(xué)在網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的研制與開發(fā)活動中，積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、合理投入經(jīng)費(fèi)、培養(yǎng)人才、鼓勵創(chuàng)新。現(xiàn)已將學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)辦公子系統(tǒng)、學(xué)生管理網(wǎng)絡(luò)辦公子系統(tǒng)、評獎評優(yōu)網(wǎng)絡(luò)辦公子系統(tǒng)等五個項(xiàng)目投入使用，并收到良好效果。哈師大全面支持我國的現(xiàn)代化建設(shè)，為我國的教育事業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理而不斷努力。