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一、人事檔案管理存在的問(wèn)題

雖然人事檔案管理對(duì)于人力資源管理水平的提升具有重大作用，但是現(xiàn)階段事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不明確、重視度不足，導(dǎo)致現(xiàn)有人事檔案管理工作中存在很多問(wèn)題，制約了各部門的人力資源管理。主要問(wèn)題總結(jié)為以下幾點(diǎn)。

（一）人事檔案管理缺乏重視

事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作沒(méi)有重視起來(lái)，沒(méi)有充分發(fā)揮人事檔案的作用。很多單位沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理重要性的后果主要體現(xiàn)在兩點(diǎn)：一是沒(méi)有在人力、物力等方面有效支持的人事檔案管理工作，導(dǎo)致人事檔案的不完整和缺失遺漏問(wèn)題多，不能充分發(fā)揮人事檔案的作用。二是部分單位雖然有人事檔案，但利用水平很低，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，缺乏整體規(guī)劃，沒(méi)有真正掌握如何利用人事檔案提高人力資源管理的水平，服務(wù)于整個(gè)部門的管理、發(fā)展。要注重人事檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)，明確收集、整理、保管人事檔案，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)。

（二）管理人員專業(yè)水平不足

人事檔案管理是一個(gè)需要從業(yè)人員同時(shí)具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)和人力資源管理能力的工作，人事檔案相關(guān)崗位對(duì)專業(yè)技術(shù)要求很高，從收集、鑒定、分類、統(tǒng)計(jì)等都有嚴(yán)格的規(guī)定和要求。目前我國(guó)相對(duì)缺乏人事檔案管理專業(yè)人才，因?yàn)楦咝n案學(xué)專業(yè)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)與現(xiàn)實(shí)需要人力資源管理勝任力的人才有一定的脫節(jié)，對(duì)人事檔案管理人才的全面培養(yǎng)有待提高。在單位中，事業(yè)單位受體制改革的影響，大幅縮減人員編制，尤其是管理部門的人員，因此實(shí)際的人事檔案管理人員往往是身兼數(shù)職。同時(shí)，隨著事業(yè)單位普遍實(shí)行聘用制，人員的流動(dòng)性增強(qiáng)，管檔人員頻繁調(diào)換，不利于檔案管理水平的提高。

（三）管理手段模式落后

目前還有很多單位停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理的人事檔案管理手段，然而隨著人事檔案材料大幅增長(zhǎng)，人事檔案重要性日益體現(xiàn)，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法越來(lái)越不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。因?yàn)槭止す芾硇枰馁M(fèi)大量的時(shí)間、精力檢索和整理人事信息，難以達(dá)到人力資源管理快速檢索、高效利用人事檔案材料的需求。人事檔案管理工作的專業(yè)性強(qiáng)，尤其是人員眾多的單位，人事檔案的工作量是很繁重艱巨的，需要利用現(xiàn)代信息科技手段，借助相應(yīng)的專業(yè)軟件進(jìn)行人事檔案資料的定量分析。

二、改善人事檔案管理的對(duì)策

人事檔案管理工作要立足本職、根據(jù)現(xiàn)狀，積極拓展管理職能，使人事檔案工作符合人力資源管理的要求。本文針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題，提出以下幾點(diǎn)建議希望能對(duì)人事檔案管理的完善有借鑒價(jià)值：

（一）動(dòng)態(tài)管理人事檔案

要及時(shí)更新、不斷充實(shí)人事檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理分類固定化，模式僵化，不能得到及時(shí)更新。現(xiàn)代人力資源管理理論認(rèn)為，人事檔案管理應(yīng)該實(shí)現(xiàn)動(dòng)靜結(jié)合、橫向縱向結(jié)合、定性定量結(jié)合。動(dòng)靜結(jié)合，就是要求對(duì)已保存的人事材料定期進(jìn)行鑒定，剔除過(guò)期、錯(cuò)誤或更改的信息材料，及時(shí)更新、補(bǔ)充人事檔案信息；橫向縱向結(jié)合要求人事檔案不僅要全方位收集人員的歷史信息，同時(shí)要記載反映工作人員現(xiàn)實(shí)情況的材料，例如他們的性格、興趣、工作能力和健康狀況等；定性定量結(jié)合是指要對(duì)人事檔案信息進(jìn)行定性和定量相結(jié)合的描述，充實(shí)歸檔內(nèi)容，提高人事檔案信息的可利用性。

（二）提高管理人員專業(yè)水平

人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，并不是單純的倉(cāng)庫(kù)管理員?，F(xiàn)今我們處于信息化時(shí)代，事業(yè)單位對(duì)檔案管理建設(shè)和改革的需求日益凸顯，人事檔案管理人員不僅要掌握檔案管理和人力資源方面的專業(yè)技術(shù)，還要掌握計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而提高工作效率，更好地為人力資源管理工作服務(wù)，充分開發(fā)、利用人力資源。所以在為該崗位招聘人員時(shí)，應(yīng)特別注重對(duì)應(yīng)聘人員在專業(yè)知識(shí)、各項(xiàng)技能和勝任力等方面的考察，為人事檔案管理這一崗位配置更加專業(yè)的人才，確保工作人員能勝任該職位，更好服務(wù)職能部門的發(fā)展。

（三）更新檔案管理手段方法

人事檔案管理的發(fā)展應(yīng)注重創(chuàng)新技術(shù)手段，提升檔案管理水平。檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)必定會(huì)朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。隨著信息化的建設(shè)，檔案管理要努力實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，管理不再是傳統(tǒng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的手工操作，檢索和查詢實(shí)現(xiàn)高效快捷，從而提高人事檔案部門的工作效率，有效為人力資源管理工作服務(wù)。加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，完善電子人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)輸入目錄和相關(guān)內(nèi)容就可以進(jìn)行檢索、查詢和編輯。人事檔案管理系統(tǒng)要使人力資源管理部門能夠及時(shí)獲取人事信息，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。

三、總結(jié)

人力資源管理、人事檔案管理在人事工作中的重要性不斷凸顯，對(duì)于我國(guó)事業(yè)單位來(lái)講，要想不斷提升人力資源管理水平，就必須根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行人事檔案管理的改善和升級(jí)，針對(duì)人事檔案管理中存在的問(wèn)題建立健全人事檔案管理制度，通過(guò)建立動(dòng)態(tài)檔案管理系統(tǒng)、提高管理人員專業(yè)水平、更新檔案管理手段方法等措施，不斷挖掘人事檔案管理的潛力，加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，充分發(fā)揮人事檔案管理對(duì)于人力資源管理的促進(jìn)作用，使各單位能夠提高自身工作效率，更加高效地服務(wù)大眾，適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)與發(fā)展。

作者：林靜單位：山東省糧食局